VNV Stakeholder

VNV Stakeholder er det primære værktøj til at forstå, hvem der er berørt af et projekt: ejendomme, ejere, bygninger og adresser - og til at samle kontakter og dokumenter på den enkelte ejendom.

Øverst i panelet er der altid et lille overblik med fem tal for projektet: Ejendomme, Jordstykker, Adresser, Bygninger og Ejere. Du skifter mellem to visninger i toppen: Kort og Liste.

Kort

På kortet ser du projektets jordstykker, bygninger og adressepunkter. Klik på et jordstykke eller en bygning for at vælge ejendommen. Den markeres, og panelet til højre fyldes med oplysninger. Har en ejendom fået en status ud over "Ikke startet", farves den efter status: blå for Kontakt igangsat, gul for Forhandling, grøn for Aftale indgået og rød for Afvist. Ejendomme uden registreret status beholder kortets almindelige farve.

Status på ejendommen. Øverst i panelet - lige under matrikelnummeret - sætter du, hvor langt sagen er: Status (Ikke startet, Kontakt igangsat, Forhandling, Aftale indgået eller Afvist), Prioritet (Normal, Høj eller Kritisk), hvem der er ansvarlig, og et kort notat. Gem-knappen bliver først aktiv, når du har ændret noget, og kvitterer med "Gemt". Status og prioritet slår straks igennem på ejendomslistens mærker og på kortets farve - du skal ikke genindlæse siden.

Ejeroplysninger. Øverst vises de officielle ejere fra ejerfortegnelsen: navn, ejerforhold, ejerandel, CVR, adresse og fra-dato. Har ejendommen en administrator, vises den i sit eget afsnit.

Adresser og lejligheder. Adressepunkter er samlet i klynger - klik en klynge for at zoome ind. Dækker ét punkt flere adresser (fx en opgang med ejerlejligheder), folder det sig ud som en "edderkop" med en linje til hver underadresse. Klik en af dem for at se ejeren af netop den lejlighed.

Kontakter. Klik + Tilføj ved Kontakt for at føje en kontakt til ejendommen. Vælg type (Ejer, Lejer eller Administrator) og udfyld navn, adresse, telefon, mobil, e-mail, CVR og en bemærkning. Kontakten lægger sig i det rigtige afsnit efter type og markeres som tilføjet. Dine egne kontakter kan redigeres og slettes igen. Har du mange kontakter, der skal ind eller rettes på én gang, ligger skabelon-ikonerne i headeren af Tilføj kontaktoplysninger-vinduet - se Egne data via Excel-skabelon ovenfor.

Kommunikation. Afsnittet Kommunikation er ejendommens dialoglog: hvad er der aftalt, hvornår og med hvem. Klik + Tilføj for at skrive en registrering ind - vælg kanal (Telefon, E-mail, Brev, Møde eller Andet), retning (Udgående eller Indgående), hvem den vedrører (en bestemt ejer eller kontakt, ellers hele ejendommen) og en dato, der som udgangspunkt er i dag, men gerne må sættes tilbage i tiden. Registreringerne vises med nyeste øverst, med kanal-mærke, dato, emne, besked og hvem der har skrevet den. Et lille skraldespands-ikon sletter en registrering, efter at du har bekræftet det. Tallet i parentes ved overskriften og mærket ud for den enkelte ejers navn opdaterer sig med det samme.

Dokumenter og links. Overskriften "Dokumenter og links" viser i parentes, hvor meget der ligger på den valgte ejendom - fx "Dokumenter og links (4)". Under overskriften klikker du + Tilføj for at gemme et dokument på ejendommen. Øverst i vinduet vælger du, om du vil gemme et Link eller uploade en Fil. Vælg dernæst kategori og underkategori, giv det en titel og gem. Links og uploadede filer ligger i den samme liste under deres kategori: et link åbner i en ny fane, mens en fil hentes ned, når du klikker på titlen. Skabelon-ikonerne i headeren af Tilføj dokument / link-vinduet giver dig samme bulk-vej for links (filer kan ikke uploades via Excel).

Dokumenter, der gælder alle ejendomme. Sæt flueben i Gælder alle ejendomme i projektet, når dokumentet ikke hører til én bestemt ejendom - fx projektbeskrivelsen, et orienteringsbrev eller en landsaftale. Det gemmes ét sted og vises på alle ejendomme i projektet, også dem der tilføjes senere. Det kendes på mærket Alle ejendomme og ligger i samme kategori som de øvrige dokumenter. Fluebenet virker både for links og for uploadede filer. Sletter du det, forsvinder det fra hele projektet, og du bliver bedt om at bekræfte netop det.

Upload af filer (dokumentbank). Vælger du Fil i stedet for Link, kan du lægge selve dokumentet ind i projektet. Tilladte formater er PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), PowerPoint (.ppt/.pptx), billeder (.png, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff) samt .txt og .csv. Der er en øvre grænse på 25 MB pr. fil. Lader du titlen stå tom, bruges filens eget navn. I listen vises filen med et ikon efter typen og sin størrelse, og et klik på titlen henter den ned igen. Sletter du en filrække, fjernes selve filen samtidig - det kan ikke fortrydes.

GDPR: tænk dig om, før du uploader. Et uploadet dokument er synligt for alle med adgang til projektet, og det kan hentes ned igen. Læg derfor aldrig fortrolige personoplysninger i dokumentbanken - fx CPR-numre, helbredsoplysninger, økonomiske forhold eller sagsakter om enkeltpersoner. Du skal aktivt bekræfte i vinduet, at dokumentet ikke indeholder personoplysninger i strid med GDPR, før du kan gemme. Har dokumentet den slags indhold, hører det hjemme i jeres eget dokumenthåndteringssystem, hvor rettighederne styres - læg i stedet et link til det.

I Excel-skabelonen for dokumenter skriver du ALLE i BFE-kolonnen, hvis linket skal gælde alle ejendomme i projektet. En tom BFE-celle er stadig en fejl, så en glemt ejendom aldrig bliver til et projektlink ved et uheld. Skabelonen dækker kun links: uploadede filer står bevidst ikke i arket og kan derfor heller ikke slettes ved en import.

Kategorierne er sat op på forhånd (Kommunikation, Dokumenter, Tegningsmateriale, Servitutter m.fl.), men mangler du en, kan du oprette din egen via tandhjulet ved siden af Tilføj. Tandhjul-modalen har også skabelon-ikonerne, så kategorierne kan hentes og redigeres samlet i Excel.

Liste

Liste-visningen viser alle projektets ejendomme i en søgbar liste med matrikelnummer, adresse og BFE-nummer. Skriv i Søg for at filtrere, og klik på en ejendom for at markere den på kortet og åbne dens panel. Hele listen kan hentes som regneark med Eksporter CSV.

Se med det samme, hvor der er noget. Under hver ejendom står en række små mærker: en farvet prik med ejendommens status, og derefter et tal for dokumenter og links, et for registreret kommunikation og et for tilføjede kontakter. Tallene vises kun, når de er større end nul, så listen holdes ren for ejendomme, der endnu ikke er rørt. Hold musen over et mærke for at se, hvad tallet dækker - fx hvor mange af dokumenterne der er uploadede filer. Er ejendommen prioriteret, står et lille gult eller rødt flag ved siden af status. Dokumenter, der gælder alle ejendomme i projektet, tælles ikke med: de ville give det samme tal på hver eneste række. Mærkerne opdaterer sig selv, så snart du tilføjer eller sletter noget i panelet - du skal ikke genindlæse siden. De samme oplysninger kommer med som kolonner i Eksporter CSV.