VNV Progress

VNV Progress giver overblik over fremdriften i jeres processer med lodsejerne på tværs af alle ejendomme. En proces (fx "Tilbud sendt" eller "Aftale underskrevet") knyttes til hele projektet, til en hel ejendom eller til et enkelt jordstykke, får en status, og vurderes som Planmæssig, Advarsel, Kritisk eller Afventer. Du arbejder i visningerne Kort, Dashboard, Liste og Tidsplan og sætter dine egne processer, statusser og faser op under Indstillinger (tandhjulet).

Indstillinger

Klik tandhjulet for at definere, hvad I arbejder med. Tre faner:

• Processer - opret de proces-typer, I bruger (fx besigtigelse, tilbud, aftale). Hver får et navn og en farve og kan slås aktiv eller inaktiv. Her sætter du også procestypens fase i en dropdown ("Ingen fase" eller en af projektets faser) - så kobles processtypen til fasen ét sted, og alle ejendommenes processer af den type følger automatisk med. En fase kan sagtens rumme flere procestyper.
• Status - opret de statusser, en proces kan have (fx ikke startet, i gang, færdig). Hver status får en færdiggørelses-procent (0-100), og farven beregnes automatisk fra procenten (fra rød over gul til grøn).
• Faser - opret projektets overordnede tidsrammer (fx "Lodsejerdialog: 3. januar - 10. april") med navn, startdato og slutdato. Ret rækkefølgen med op/ned-knapperne, eller slet en fase igen - sletning fjerner kun koblingen til procestyperne, ingen processer røres.

Statussens procent er det, der både viser fremdriften og fodrer den automatiske vurdering (se nedenfor). Ændringer gemmes med det samme.

Fanerne Processer og Status har skabelon-ikonerne i sektionens header, så procestyper og statusser kan hentes, redigeres og uploades samlet i Excel. Nederst på fanen Processer ligger desuden Processer pr. ejendom med sine egne skabelon-ikoner: det ark indeholder alle projektets ejendomme og deres processer, så mange ejendomme kan oprettes eller rettes på én gang. Se Egne data via Excel-skabelon ovenfor.

På fanen Faser kan du hente et forudfyldt Excel-ark med ID, Navn, Startdato, Slutdato og Rækkefølge. Behold ID ved omdøbning, og lad ID være tomt for nye faser. Upload viser ændringerne, før du vælger Anvend. Manglende faser slettes kun efter din udtrykkelige bekræftelse; forhåndsvisningen viser antal og navne på de procestyper, der flyttes til Uden fase. Processer, milepæle og historik bevares, også hvis arket tømmes helt for datarækker. Hvis faser, procestyper eller arket ændres efter forhåndsvisningen, skal du uploade igen. Faser, fasevalg og tidsplan opdateres uden at genindlæse siden.

Kort

På kortet er ejendommene farvet efter deres vurdering, så du straks ser, hvor det brænder på: grøn (planmæssig), gul (advarsel), rød (kritisk) og grå (afventer). En ejendom farves efter sin mest kritiske proces.

Filtrér. Øverst kan du filtrere på vurdering (vis fx kun de kritiske) og på proces (vis kun bestemte proces-typer). Et lille overblik viser, hvor mange ejendomme der er planmæssige, advarsel og kritiske, samt den samlede fremdrift.

Vælg en ejendom. Klik på en ejendom for at åbne panelet. Her vælger du, om du arbejder på hele ejendommen eller på et enkelt jordstykke (chips øverst). Hver proces vises også som en prik på kortet - hvid kant betyder, at processen hører til et jordstykke, sort kant at den hører til hele ejendommen.

Gå direkte til en proces fra kortet. Hold musen over en prik for at se, hvad den er: procestype, status med procent og løbenummer eller matrikel. Klikker du på prikken, åbnes ejendommen i panelet, og listen ruller ned til netop den proces, som blinker kort. Er prikken en jordstykke-proces, vælges jordstykket samtidig, så processen er synlig. Klik uden om prikkerne vælger som hidtil hele ejendommen.

Tilføj en proces. Klik + Tilføj ved Processer og udfyld proces, status, startdato og slutdato (deadline), en vurdering, en ansvarlig og en note. Vurderingen kan være Automatisk eller sættes manuelt - en manuel vurdering overstyrer systemets beregning. Skal mange ejendomsprocesser oprettes eller rettes på én gang, finder du hent/upload-knapperne under Indstillinger i afsnittet Processer pr. ejendom - se Egne data via Excel-skabelon ovenfor.

Automatisk vurdering regnes ud fra status-procenten i forhold til, hvor langt du er mellem start og deadline: er deadline overskredet, og processen ikke er 100 %, bliver den kritisk; ellers bliver den kritisk under halvdelen af den forventede fremdrift, advarsel under 75 %, og planmæssig derover. Nye processer får en naturlig indkøringsperiode - alarmen udløses først, når efterslæbet også er reelt i procentpoint (10 pp for advarsel, 20 pp for kritisk). Uden en deadline er den altid planmæssig.

Milepæle på en proces. Åbner du en eksisterende proces, ligger der nederst i vinduet en sektion Milepæle: de datoer undervejs, du vil holde øje med (fx "Tilbud sendt" eller "Frist for indsigelse"). Skriv et navn, vælg en dato og klik Tilføj milepæl. I listen kan du rette navn og dato, sætte flueben ved en milepæl, når den er nået, og slette den igen med skraldespanden - hver ændring gemmes med det samme. Milepælene tegnes som diamanter på processens række i Tidsplan (se nedenfor) og påvirker ikke fremdriften. Milepæle kan først tilføjes, når processen er oprettet. Bemærk, at Excel-skabelonen ikke har nogen milepæls-kolonne: sletter du en proces-række i arket, forsvinder processens milepæle sammen med den.

Processens alder. Hver proces viser "X dage i status" - hvor længe der er gået siden seneste statusskifte. En proces, der står i Afventer uden ændringer, eskaleres automatisk: efter 14 dage tælles den som advarsel og efter 30 dage som kritisk, så glemte processer ikke gemmer sig bag en grå farve.

Kommentarer og historik. Nederst i panelet kan du skrive kommentarer til ejendommen og se historikken over statusændringer (hvem ændrede hvad og hvornår).

Kopiér processer. Har flere ejendomme de samme processer, kan du klikke kopiér på den ene og indsæt på den anden. Det overfører processernes opsætning (type, status, datoer, note, ansvarlig) - ikke historik og kommentarer - og lægger dem på hele ejendommen.

Processer for hele projektet

Nogle processer hører ikke til én bestemt ejendom - fx en myndighedstilladelse, et udbud eller en politisk godkendelse, der gælder hele projektet. Dem opretter du i sektionen Projektprocesser øverst i Kort-panelet. Den er altid synlig, også når du ikke har valgt en ejendom, og kan foldes ind og ud.

Klik Tilføj proces i sektionen, og udfyld præcis de samme felter som på en ejendomsproces: procestype, status, datoer, vurdering, ansvarlig og note. Projektprocesser har også historik, alders-visning og automatisk vurdering.

Sådan tæller de med:

• De indgår i procestypens og fasens fremdrift på Tidsplan og i Dashboard'ets bjælke pr. procestype.
• De farver aldrig en ejendom: de tæller ikke med i ejendomstallene (planmæssig/advarsel/kritisk), står ikke i Liste-visningen og får ingen prik på kortet - de hører jo ikke til nogen geometri.
• I Tidsplan står de øverst under deres procestype med etiketten Hele projektet og et lille globus-ikon. Klikker du på rækken, folder Projektprocesser-sektionen sig ud i Kort-panelet, og processen blinker kort.

Flyt en proces. Åbner du en proces for at redigere den, ligger der en Placering-vælger øverst med tre valg: Hele projektet, Ejendommen og Jordstykke. Sådan kan en proces, der viste sig kun at handle om én ejendom, flyttes derned igen - og omvendt. Ejendom og jordstykke kan kun vælges, når du har en ejendom (og eventuelt et jordstykke) valgt i panelet; ellers står valget deaktiveret med en forklaring. Findes der allerede en proces af samme type på målplaceringen med samme nummer, får du besked i stedet for at overskrive noget.

Bemærk, at Excel-skabelonen Processer pr. ejendom kun dækker ejendommenes processer. Projektprocesser redigeres i sektionen i panelet.

Dashboard

Dashboard samler fremdriften for hele projektet: antal ejendomme fordelt på planmæssig, advarsel og kritisk, den samlede fremdrift (også som donut), og en bjælke pr. proces-type. Derudover ser du de kritiske ejendomme (klik for at hoppe til dem), aktivitet pr. bruger og de seneste ændringer i hele projektet.

Liste

Liste-visningen viser alle ejendomme i en søgbar liste med vurdering og fremdrift, og den følger de filtre, du har sat på Kort. Klik på en ejendom for at hoppe til den på kortet, eller hent hele listen som CSV.

Tidsplan

Tidsplan er en gantt-oversigt over hele projektet, bygget op i tre niveauer:

• Fase-rækker (foldbare, åbne som standard) med de faser, du har oprettet under Indstillinger.
• Procestype-rækker (med farveprik, foldet som standard) under hver fase.
• De enkelte ejendommes processer med deres egne datoer, under procestypen. Er der processer for hele projektet (se ovenfor), står de øverst under procestypen med etiketten "Hele projektet".

Alle barer viser den samlede fremdrift i procent, og en lodret "i dag"-linje viser, hvor i tidsplanen du står. Farverne fortæller hver deres historie:

• Fase-barer farves efter fasens egen tidsramme (grøn = på sporet, gul = advarsel, rød = kritisk) - altså om den samlede fremdrift følger med den periode, du har sat på fasen. En fase uden datoer er neutral.
• Procestype-barer tegnes i procestypens egen farve - de har ingen selvstændig vurdering.
• Ejendommenes processer farves efter deres egen vurdering, præcis som på Kort og i Liste.

I stedet for at lade den værste proces farve hele fasen rød, vises antallet som flag ved procenttallet: et rødt flag med antal kritiske processer og et gult med antal advarsler. Hold musen over et flag for at se antallet skrevet ud. Flagene sidder både på fase- og procestype-barer, så du kan se, hvor mange der brænder på - uden at én proces ud af halvtreds sætter hele fasen i alarm.

Milepæle vises som små diamanter på processens egen række, placeret på deres dato. Farven fortæller status: grå = kommende, grøn = fuldført, og rød = datoen er passeret, uden at milepælen er sat som fuldført. Hold musen over en diamant for at se navn, dato og status. Har en proces milepæle men ingen start- eller slutdato, står diamanterne alene på rækken uden bar. Milepæle er rene pejlemærker: de påvirker hverken fremdriftsprocenten, vurderingen eller flagene.

Processer uden datoer samles i en "Uden datoer"-chip under procestypen, og procestyper uden fase samles nederst under "Uden fase". En proces med kun én dato (start eller slut) vises med en åben, stiplet ende.

Klik på en ejendoms række for at hoppe til den på Kortet - en "Hele projektet"-række åbner i stedet Projektprocesser-sektionen. Klik på et procestype- eller fasenavn for at filtrere hele modulet til de tilhørende procestyper - klik igen for at rydde filteret.

Fuld tidsplan. Klik Fuld tidsplan øverst i Tidsplan-visningen for at åbne et stort samlet overblik oven på Progress. Er det valgte projekt del af et hovedprojekt, vises hovedprojektets gemte tidsramme øverst og derefter alle de delprojekter, du har adgang til. Et projekt uden hovedprojekt vises alene. Når du lukker, er du tilbage på samme projekt og samme Progress-visning som før.

Delprojekterne starter foldet sammen og viser navn, start, slut, fremdrift og vurdering. Fold et projekt ud for at se faser, procestyper, konkrete ejendoms- og jordstykkeprocesser samt milepæle. Projektprocesser ligger i en tydelig gren for sig, og inaktive procestyper er markeret som inaktive. Tomme faser, rækker uden fase og processer eller milepæle uden dato bliver stående i oversigten, så manglende planlægning ikke forsvinder. Ejendomsrækker viser adresse og Matr.Nr, når oplysningerne findes.

Tidsaksen viser ISO-uger, datoer og ugedagene M T O T F, mens lørdag og søndag er markeret som weekend. Skift mellem Dag, Uge og Måned, eller vælg Tilpas hele planen. Fokusdatoen bevares, når du zoomer. Den lodrette linje viser i dag, og en éndagsproces fylder præcis én kalenderdag. Rækker, der går uden for hovedprojektets ramme, markeres, men skjules ikke. Brug Søg for at søge i hele den tidsplan, du har adgang til, eller Udfold alle for at hente og åbne alle grene.

Redigér datoer. Har du redigeringsadgang, kan du ændre datoer direkte i den fulde tidsplan. Træk i midten af en bjælke for at flytte hele perioden - dag-præcist og med en forhåndsvisning, mens du trækker - eller træk i den ene ende for kun at ændre start eller slut. Milepælenes diamanter trækkes til en ny dato på samme måde. Fortryder du undervejs, annullerer Escape trækket. Dobbeltklik, eller klik blyant-ikonet, for i stedet at åbne en lille datoformular - det er også vejen ind for rækker, der endnu ikke har nogen dato. Felterne kan ryddes igen, hvor det er tilladt.

En procestype-række viser kun afledte datoer og kan ikke trækkes eller redigeres direkte. Ændrer du en overordnet ramme (fx projektets eller hovedprojektets periode), flytter det aldrig automatisk de underliggende datoer med - i stedet vises en advarsel, hvis noget nu ligger uden for rammen. Hovedprojektets fælles ramme kan kun redigeres af brugere, der har redigeringsadgang til alle delprojekterne i containeren. Sidder to brugere i planen samtidig og ændrer samme række, får du besked, og planen genindlæses automatisk, så ingen ændringer går tabt uden varsel.

Eksportér som PDF. Klik Eksportér PDF i værktøjslinjen for at gemme hele den fulde tidsplan som et stort, printbart dokument. Du vælger papirstørrelse (A0, A1 eller A2 liggende - eller dine egne mål i mm), om PDF'en skal dække hele planen eller en bestemt periode, om alle niveauer skal med eller kun det, du har foldet ud på skærmen, og om tidsaksen skal presses ind på én sides bredde eller deles op på flere sider, så teksten forbliver læsbar. Dialogen viser hele tiden det beregnede sidetal og advarer, hvis teksten bliver for lille - der sker aldrig en stille nedskalering eller afskæring. Al tekst i PDF'en er ægte, søgbar tekst med skrifttypen Jost, og bjælker, milepæle, weekendfelter og linjer tegnes skarpt uanset zoom. Udaterede rækker kommer med som rækker uden bjælke, så intet forsvinder, og hovedramme, genereringstidspunkt, periode, kalendermodel og en farveforklaring står på hver side.