Login, adgang og roller

Login

Gå til vanogis.dk. Er du ikke logget ind, ser du VanoGIS-forsiden, der præsenterer platformen og modulerne. Klik på Log ind (øverst til højre eller i toppen af siden), og log ind med din arbejdsmail - så lander du i portalen, og din session starter. Du logger ud igen via brugerikonet øverst til højre; det sender dig tilbage til forsiden.

Sådan bliver man bruger

Du opretter ikke en bruger inde i VanoGIS selv. Din konto bliver oprettet automatisk, første gang du logger ind med din arbejdsmail, og du kobles til din organisation ud fra mailens domæne (fx @vanovis.dk).

• Den første person fra en organisation, der logger ind, bliver administrator for organisationen.
• Alle andre fra organisationen får rollen Viewer, indtil en administrator ophøjer dem.

Tanken er enkel: den første, der kommer ind, får nøglerne og giver derefter de rette roller til resten af holdet.

Opretter du dig med en privat mailadresse (fx gmail, hotmail eller outlook), får du en personlig konto i stedet. Du kan oprette projekter og invitere andre med ind i de enkelte projekter, du opretter - men kolleger kommer ikke automatisk med i en fælles organisation. Skal I dele en organisation og hinandens projekter uden invitationer, kræver det, at I opretter jer med en arbejdsmail på jeres eget firmadomæne.

De tre roller

Rollerne er kumulative. En Editor kan alt det, en Viewer kan, og en Administrator kan alt det, en Editor kan, plus mere:

Viewer er standard. En administrator ophøjer til Editor eller Administrator efter behov.

Internt og eksternt

Adgangsmodellen bygger på ét princip: tillid internt, kontrol ved grænsen. Inden for din egen organisation stoler systemet på, at I kan dele projekter med hinanden. Den reelle sikkerhed ligger ved grænsen mellem din organisation og omverdenen, og adgangen til arbejdsmailen er i sig selv beviset på, at man hører til.

Der er to niveauer:

• Domæne (organisationen). Alle med en arbejdsmail på samme domæne (fx @vanovis.dk) tilhører samme organisation og deler automatisk organisationens projekter. Internt skal man ikke inviteres til noget.
• Projekt (arbejdsområdet). Det konkrete sted, hvor samarbejdet foregår. Her, og kun her, kan eksterne samarbejdspartnere inviteres ind.

Forskellen i praksis:

• Internt (samme domæne): Når du logger ind, kan du se din organisations projekter med det samme. Skal du kunne mere end at se, ophøjer en administrator dig.
• Eksternt (en anden organisation): En ekstern ser intet, før vedkommende bliver inviteret til et bestemt projekt. Til gengæld kan man invitere hvem som helst til et projekt med deres mail og en rolle.

Hvorfor kan alle i organisationen se projekterne?

Fordi det sparer jer for administration. Vi kunne lægge et ekstra lag på, hvor projekter også skulle lukkes af internt, kollega for kollega. Men det ville betyde, at en administrator manuelt skulle tildele jeres egne folk adgang til hvert eneste projekt, præcis som var de eksterne. Det giver mere administrativt arbejde, og i praksis bliver den slags interne afgrænsninger sjældent ryddet op igen. For et værktøj som VanoGIS vurderer vi, at det er overkill. Vi holder det enkelt: internt stoler I på hinanden, og den ægte kontrol ligger ved grænsen mod omverdenen.

Du kan invitere hvem som helst.

Det er kernen i hele systemet: det er projektet, der er bærende, ikke brugerne. En bruger koster ingenting, og alle kan oprette sig gratis, så du kan trygt invitere lige præcis dem, der skal med på et projekt - uanset om de sidder i din egen organisation eller hos en helt anden. Du betaler for projektet og de moduler, I bruger, ikke for hvor mange der kigger med.

Inviter en ekstern til et projekt

1. Åbn brugerikonet → Administration → Projektadministration.
2. Vælg projektet, skriv den eksternes mail, vælg en rolle, og klik Giv adgang.
3. Den inviterede får en invitationsmail og bliver en fuldgyldig bruger, første gang de logger ind.

Interne kollegaer skal ikke inviteres. Prøver du at invitere en med samme domæne som projektet, får du besked om, at vedkommende allerede har adgang via organisationen.

Rollen på invitationen gælder det projekt. Inviterer du en ekstern som Editor, kan vedkommende redigere netop dette projekt, uanset hvilken rolle personen ellers har (fx hvis de kun er Viewer i deres egen organisation). Omvendt giver en invitation som Viewer kun læseadgang til projektet, uanset personens rolle andre steder.

En projektrolle gælder kun det ene projekt og smitter aldrig af andre steder. Er du fx Viewer i din egen organisation og bliver inviteret som Editor på et andet projekt, bliver du Editor kun på det projekt - du er stadig Viewer på din egen organisations projekter. Din rolle ét sted ændrer aldrig din rolle et andet sted.

Administration: domæne, projekt og basisdata

Administrationen har tre faner:

• Domæneadministration (standardfanen, kun for Portal Admin): Det fulde overblik over din organisations egne medlemmer. Her kan du ændre deres rolle (Viewer, Editor, Administrator) og slette en bruger, fx hvis vedkommende stopper. Når du sletter en bruger, mister de adgangen med det samme og skal oprette sig på ny for at komme ind igen. Her tænder en portaladministrator også Projekt-adgangsdifferentiering for hele organisationen (se nedenfor).
• Projektadministration: Her ser du kun dem, der eksplicit er givet adgang til et bestemt projekt, altså inviterede eksterne plus den, der oprettede projektet. Organisationens egne medlemmer står ikke her, for de har allerede adgang via domænet. Her ligger også sektionen Moduler (se nedenfor).
• Basisdata: Logoer, faste firmaoplysninger og koordinatsystem til tegningshovedet, plus valg af projektets hovedkort (se nedenfor).

Derfor er det helt normalt, at en kollega "mangler" i Projektadministration, selvom de har fuld adgang. De er medlem af domænet, ikke en projekt-invitation. Vil du se alle i din organisation, kigger du i Domæneadministration.

Projekt-adgangsdifferentiering

Som standard ser alle i organisationen alle organisationens projekter, sådan har det altid været, og funktionen er helt frivillig. Vil I i stedet styre adgangen pr. projekt, slår en portaladministrator funktionen Projekt-adgangsdifferentiering til under Administration → Domæneadministration.

Når funktionen er slået til, får hvert projekt i Administration → Projektadministration kontakten Skjul projektet for organisationen - kun brugere på listen herunder ser det. Et skjult projekt forsvinder fra alle kollegers projektliste og kan ikke tilgås, medmindre de aktivt tilføjes på projektets adgangsliste. På et skjult projekt kan du - modsat normalt - også tilføje kolleger fra egen organisation på listen, ikke kun eksterne (se Inviter en ekstern til et projekt ovenfor).

Portaladministratorer ser altid skjulte projekter, markeret med chippen Skjult.

Læg mærke til:

• Offentlige delingslinks (fx InfoMaker-links) tilbagekaldes ikke, når et projekt skjules.
• Af-skjuler du et projekt igen, fjernes de kollega-adgange, der blev givet, mens det var skjult - alle i organisationen kan jo nu se det igen. Eksterne inviterede og projekt-administratorer berøres ikke.
• Demoprojekter kan ikke skjules.

Begræns en deling til bestemte moduler

Skal en samarbejdspartner kun bruge ét enkelt modul - fx kun Progress - kan du begrænse selve delingen, så resten af menuen slet ikke er der for vedkommende.

I Administration → Projektadministration har hver adgangsrække en kolonne Omfang. Den viser enten Alle moduler eller fx 3 moduler. Klik på den for at åbne redigeringen:

1. Du får en flueben-liste over projektets moduler, grupperet i Produkter og Databehandling. Alt er slået til fra start.
2. Fjern fluebenet ved det, delingen ikke skal omfatte.
3. Vil du gå tættere på, kan du folde et modul ud med Alle faner og fjerne fluebenet ved enkelte faner inde i modulet - fx give adgang til Progress, men kun til Kort og Dashboard. Fanerne skjules så for brugeren. Fravælger du hele modulet, er fanevalget uden betydning, og mindst én fane skal altid stå tilbage. Du kan godt lade alle moduler være slået til og kun skjule enkelte faner - de to niveauer er uafhængige.
4. Klik Gem. Listen opdaterer sig med det samme.

Vil du begrænse allerede ved invitationen, folder du sektionen Begræns adgang (valgfrit) ud under invitationsfelterne, før du klikker Giv adgang. Lader du den være foldet sammen, får den inviterede fuld adgang - præcis som hidtil.

Læg mærke til:

• Brugeren ser kun de tilladte moduler i menuen, og forsøg på at åbne et fravalgt modul direkte via link bliver afvist med en besked.
• Projektoversigt kan ikke fravælges - den er selve navigationen.
• Administratorer kan ikke begrænses. En projektadministrator skal kunne se alt for at kunne administrere projektet, så admin-rækker har ingen Omfang-knap. Skal en administrator begrænses, skal rollen først ændres til Viewer eller Editor.
• Begrænsningen gælder den ene deling på det ene projekt - ikke personen på tværs af projekter. Kolleger, der har adgang via organisationen, berøres aldrig af den.
• Også de gratis værktøjer under Databehandling (fx Klip & Download) kan fravælges i en deling. At et værktøj er gratis for din egen organisation, betyder ikke, at enhver ekstern deling skal indeholde det.
• Bestilling er altid udelukket for en begrænset deling. Kun projektadministratorer bestiller moduler, og administratorer kan som nævnt ikke begrænses, så Bestilling optræder ikke på listen.
• Tilkøber I et nyt modul til projektet senere, er det automatisk uden for de begrænsninger, der allerede findes. Modulet dukker op i flueben-listen, men står ikke sat til, før nogen aktivt gør det. Det er bevidst: en begrænsning må aldrig udvide sig selv i det stille.
• Vil du give fuld adgang igen, sætter du alle flueben og klikker Gem. En begrænsning uden ét eneste modul kan ikke gemmes.
• Faner og moduler er to forskellige ting. Fravælger du et modul, er det lukket for brugeren. Fravælger du en fane inde i et modul, skjules den for brugeren - det er oprydning i det, vedkommende ser, ikke en lås. Skal noget være reelt utilgængeligt, fravælger du hele modulet.
• Lader du alle fanerne i et modul stå til, følger nye faner automatisk med, når vi udvider modulet.

Rettighedspakker: gem et sæt, I bruger igen og igen

Deler I ofte projekter på samme måde - "rådgiver", "entreprenør", "kommune" - kan I gemme fluebenene som en rettighedspakke og genbruge dem.

• I Omfang-editoren vælger du en pakke øverst i dropdownen Rettighedspakke. Fluebenene sættes efter pakken og låses, og der står, hvilken pakke der styrer dem.
• En portaladministrator opretter pakker under Administration → Domæneadministration → Rettighedspakker med knappen Opret pakke: giv pakken et navn, fjern fluebenet ved det, den ikke skal omfatte, og klik Opret pakken. Her ser du hele kataloget af moduler og faner, fordi en pakke gælder alle jeres projekter.
• Sidder du allerede med de rigtige flueben inde i en delings Omfang, kan du i stedet klikke Gem som pakke... og gemme dem direkte som en ny pakke.
• Vælger du Tilpasset i dropdownen, låses fluebenene op igen med pakkens valg som udgangspunkt, så du kan justere derfra.

En pakke er levende. Retter en portaladministrator pakken under Administration → Domæneadministration → Rettighedspakker, ændres adgangen med det samme for alle delinger, der bruger den. Det er hele pointen: I vedligeholder sættet ét sted i stedet for på hver enkelt deling.

Retter du fluebenene på én enkelt deling, kobles den fra pakken. Delingen beholder præcis det, du har valgt, som sit eget valg, og følger ikke længere med, når pakken ændres. Adgangsrækkens chip skifter tilsvarende fra Pakke: [navn] til et almindeligt antal.

Sletter I en pakke, mister ingen noget. Alle delinger, der brugte den, får først deres adgang fastfrosset som et individuelt valg, og derefter forsvinder pakken. Bekræftelsen siger, hvor mange delinger det gælder. En sletning kan altså aldrig give nogen mere adgang, end de havde.

Pakker gælder kun jeres egen organisation og kan kun bruges på jeres egne projekter.

Dit seneste valg huskes. Har du tidligere begrænset en invitation med flueben, foreslår Begræns adgang (valgfrit) næste gang det samme sæt, tydeligt markeret med Dit seneste valg. Ét klik på Nulstil til fuld adgang rydder forslaget. Det er ren bekvemmelighed - der sker ingenting, før du klikker Giv adgang.

Basisdata: logoer, faste oplysninger og hovedkort

Under Administration → Basisdata vælger du først projektet i dropdownen øverst. Herefter kan en projektadministrator udfylde de faste oplysninger, der senere bruges i tegningshovedet under Map Studios Planer-fane:

• Logoer. Tre felter side om side, Leverandør, Underleverandør og Kunde. Klik Vælg fil for at uploade et logo (PNG, JPEG eller SVG, maks 1 MB). Det uploadede logo vises med det samme i et preview, og en Fjern-knap fjerner det igen. Kunde-logoet vises i tegningshovedets topbånd i Planer, mens Leverandør og Underleverandør tegnes i de to bundbokse.

  movie

  basisdata_logo.mp4

  Upload af logo og visning i tegningshovedet

• Standardfelter. Firmanavn, adresse, by, telefon, hjemmeside, kundenavn, sagsnummer, tegner, kontrolleret af og godkendt af. Klik Gem standardfelter for at gemme, med en kvittering og uden at siden genindlæses.

• Koordinatsystem. En dropdown til tegningshovedet: EPSG:25832 (ETRS89 / UTM32N) (standard), DKTM (auto efter kortets placering) samt DKTM1-4 enkeltvis.

Har projektet VNV Docs, vises de samme oplysninger dér i fire grupper - Udførende, Kunde/bygherre, Projekt og Tegningshoved - via linket Redigér i VNV Docs. Det er samme lagring begge steder, så en ændring i den ene visning ses straks i den anden. Se VNV Docs nedenfor.

Projektets hovedkort. I samme fane vælger en projektadministrator, hvilket af projektets gemte kort (fra Map Studios Mine kort) der skal være projektets faste udgangspunkt - eller "Intet, åbn blankt kort". Er der valgt et hovedkort, åbner projektet altid i det, i stedet for et blankt kort. Se mere under Mine kort i Map Studio-afsnittet nedenfor.

Bestil projekter og bliv køber

For at kunne bestille projekter skal du være administrator, og din organisation skal være godkendt som køber.

Du anmoder om køberadgang fra Din profil:

1. Udfyld organisationens oplysninger: CVR, adresse og kontaktoplysninger.
2. Accepter betingelserne og send anmodningen.
3. En medarbejder fra Vanovis kigger anmodningen igennem og aktiverer din organisation, så I kan bestille.

Når organisationen er godkendt, kan en administrator bestille projekter via Bestilling i topmenuen.

Demoprojekter

Vanovis stiller en række demoprojekter til rådighed, så du kan prøve modulerne af på rigtige data uden at bruge din organisations egne projekter. De ligger i projektvælgeren på lige fod med dine egne projekter og er mærket med (demo) efter navnet.

Demoprojekter er fælles for alle brugere af portalen. Du kan arbejde frit i dem, men husk at ændringer, du laver, også er synlige for andre - de er tænkt som legeplads og demonstration, ikke som arbejdsprojekter.

Vil du hellere have dem væk fra din liste, kan du fravælge dem under Din profil (se nedenfor). Du kan altid slå dem til igen.

Din profil

Under brugerikonet → Din profil kan du redigere dine egne og din organisations oplysninger, anmode om køberadgang, og slette din egen konto.

Her ligger også fluebenet Vis demoprojekter. Det er slået til fra start. Fjerner du fluebenet og gemmer, forsvinder Vanovis' demoprojekter fra din projektvælger med det samme - uden at du skal logge ind igen. Indstillingen gælder kun dig, ikke dine kolleger.

Fluebenet Skjul sæsonpynt slår det lille sæsonmotiv på velkomstskærmen og i topbjælken fra (se Dagens VanoGIS ovenfor). Det virker med det samme, uden at du skal logge ind igen.

Har du skjult et eller flere projekter for dig selv (se Skjul et projekt for dig selv i Projektoversigt-afsnittet), ligger de samlet i sektionen Skjulte projekter her på profilsiden. Klik Vis igen ud for et projekt for at få det tilbage i din projektliste og top-projektvælgeren.

Sletter du din konto, fjernes den permanent. Er du den sidste administrator i organisationen, mens der stadig er andre brugere, bliver du advaret om at tilføje eller ophøje en anden administrator først, så organisationen ikke mister administratoradgang til jeres projekter.